Microsoft Excel este unul dintre cele mai folosite programe, atât de către companii, cât și de către studenți. Funcționalitatea de bază a Excelului este capacitatea de a lucra cu date și de a folosi funcții și formule.
În ceea ce privește mediul profesional, Excel este o aplicație software utilizată pe scară largă în industriile de astăzi, folosită de cele mai multe ori pentru a lucra cu date și a manipula date, a genera rapoarte și informații despre afaceri. Excel acceptă mai multe aplicații încorporate care îl fac mai ușor de utilizat.
Am lucrat mult cu Excelul în ultimul timp și din nevoie am învățat să fac cleaning pe date, să fac analiză și prezentări cu o funcție integrată, numită Tableau. Rolul de Project Manager pe care l-am avut în proiecte de cercetare a implicat utilizarea Excelului în cea mai mare parte din activitatea mea, așa că de-a lungul timpului, am identificat câteva funcții de bază pe care le foloseam aproape zilnic.
Ce sunt formulele în Excel?
În Microsoft Excel, o formulă este o expresie care operează pe valorile dintr-un interval de celule (ex. A2*C2). Aceste formule returnează un rezultat, chiar și în cazul în care acest rezultat este o eroare.
Formulele Excel ne permit să efectuăm calcule, cum ar fi adunări, scăderi, înmulțiri și împărțiri. Mai mult, pe lângă aceste formule de bază, putem calcula medii, procente.
Ce sunt funcțiile în Excel?
Există un alt termen care este foarte familiar cu formulele din Excel, mai exact „funcțiile”. Cele două cuvinte, „formule” și „funcții” sunt uneori asemănate, dar totuși ele sunt diferite.
Funcțiile din Excel sunt folosite pentru a efectua calcule complexe care nu pot fi făcute manual. O funcție în Excel este o formulă prestabilită, care ajută la efectuarea operațiilor matematice, statistice și logice. Ele funcționează după folosirea semnului (=) în celulă, urmat de numele funcției și intervalul de celule la care se aplică. Funcțiile din Excel au nume care reflectă acțiunea pe care intenționăm să o facem (concat, vlookup etc).
10 funcții extrem de utile în Excel
Există o mulțime de formule și funcții Excel, care în principiu acoperă aproape orice operație matematică, logică sau statistică asupra setului de date. Îți voi prezenta 20 de funcții și formule Excel care ți-ar prinde extrem de bine oriunde dacă le-ai cunoaște.
1. SUM()
Funcția SUM(), după cum sugerează și numele, oferă suma (totalul) intervalului selectat din celulele care ne interesează. Pe scurt, SUM() este funcția care ne ajută să facem adunări.
2. AVERAGE()
Funcția AVERAGE() se concentrează pe calcularea mediei intervalului celulelor selectate. După cum se vede din exemplul de mai jos, pentru a găsi media vânzărilor totale, folosim „AVERAGE(C2, C3, C4)”.
3. COUNT()
Funcția COUNT() numără numărul total de celule dintr-un interval care conține valori numerice. Nu include celulele fără valori (goale) sau cele care conțin date în orice alt format diferit de numere.
În cazul în care vrei să verifici numărul total de celule care includ valori numerice, text și orice alt format de date, trebuie să folosești funcția COUNTA(). Oricum, trebuie să știi că COUNTA() nu numără celulele goale.
Pentru a număra totalul celulelor fără valori (goale) dintr-un interval de celule, trebuie să folosești funcția COUNTBLANK().
4. POWER()
Funcția POWER() returnează rezultatul unui număr ridicat la o anumită putere. Să aruncăm o privire la exemplele prezentate mai jos:
5. CONCATENATE()
Această funcție îmbină sau unește mai multe celule de text într-una singură. Mai jos sunt prezentate diferitele modalități de a folosi această funcție. În acest exemplu, am operat cu sintaxa =CONCATENATE(A2; ” “; C2), =CONCATENATE(A3; ” “; C3), =CONCATENATE(A4; ” “; C4).
Mai precis, am combinat în aceeași celulă texte care erau separate până în acest moment (ex. Nume și Prenume)
6. LEN()
Funcția LEN() returnează numărul total de caractere dintr-o celulă. Mai exact, va număra toate caracterele dintr-un cuvânt, inclusiv spațiile libere și caracterele speciale.
7. LEFT, RIGHT, MID()
Există câteva funcții care ne permit să extragem caractere specifice dintr-un șir de text dintr-o celulă.
Funcția LEFT() returnează numărul de caractere de la începutul unui șir de text. Tot ce trebuie să faci este să selectezi celula din care vrei să extragi caractere, apoi să precizezi numărul de caractere pe care vrei să le extragi de la început – eu am extras ”Îmi place să învăț; care are 18 caractere”, după cum poți vedea în exemplul de mai jos.
Funcția MID() returnează caracterele din mijlocul unui șir de text, fiind necesar să precizăm locul de unde începem să extragem caracterele și numărul caracterelor de extras. În cazul meu, am precizat celula din care vreau să extrag caractere (A2), începând de unde vreau să extrag caractere (de la caracterul 20) și lungimea caracterelor de extras (5 – cuvântul mereu are 5 caractere).
Funcția RIGHT() returnează numărul de caractere de la sfârșitul unui șir de text. Exact ca la funcția LEFT, trebuie doar să îi spui numărul de caractere de extras, deoarece el va începe de la ultimul caracter și va merge spre interior.
8. UPPER, LOWER, PROPER()
Funcția UPPER() convertește orice șir de text în majuscule.
Funcția LOWER() convertește orice șir de text în litere mici.
Funcția PROPER() convertește orice șir de text în majuscule adecvate, adică prima literă din fiecare cuvânt va fi cu majuscule, iar celelalte vor fi cu litere mici.
9. DATEDIF()
Denumirea sugestivă face ca funcția DATEDIF() să calculeze diferența de luni/ zile/ ani dintre două date diferite. Spre exemplu, cu această funcție de excel putem calcula rapid, la o serie mare de date, care este vârsta unor persoane.
Avem nevoie doar de data nașterii lor și de data curentă, iar funcția va arăta așa DATEDIF(A2,B2,”y”). “y” vine de la year, astfel că ne afișează diferența în ani. Dacă am fi folosit ”m” ar fi calculat diferența în luni.
Un alt exemplu al funcției DATEDIF() este să facem un calcul de zile între două date. Pentru a face acest lucru, este necesară aceeași formulă, cu condiția ca ”y” de la years să devină ”d” de la days.
10. VLOOKUP()
Funcția VLOOKUP() este o funcție mai complexă, totodată foarte utilă pentru seturi mai de date în care trebuie făcute verificări. Aceasta funcție de Excel ne ajută în căutarea unei anumite valori într-o coloană specifică dintr-un alt tabel.
În exemplul meu de mai jos, în tabelul 2 aveam doar produsul și numele produsului. Aveam nevoie să știu cantitatea din fiecare produs, prezentă într-un alt tabel. Pentru a nu face manual acest lucru, am folosit funcția din Excel =VLOOKUP(), în care am procedat astfel:
- am selectat valoarea din tabelul 2 după care mă uit în tabelul 1 =VLOOKUP(F2, )
- am selectat intervalul de celule din care am nevoie să preiau date =VLOOKUP(F2, $A$2:$D$8, )
- am selectat coloana exactă din care vreau să iau date pentru tabelul 2 – adică ”cantitate” =VLOOKUP(F2, $A$2:$D$8,2, )
- am precizat ”FALSE” deoarece vreau să fie exact acele numere, să se potrivească perfect =VLOOKUP(F2, $A$2:$D$8,2, FALSE).
10. IF()
Funcția IF() verifică o anumită condiție și returnează o anumită valoare dacă rezultatul este adevărat, ”TRUE”. Funcția IF va returna o altă valoare dacă condiția este falsă, ”FALSE”.
În exemplul de mai jos, dorim să verificăm dacă valoarea din celula A2 este mai mare decât 5. Dacă este mai mare de 5, funcția va returna „Da, este mai mare decât 5”, altfel va returna „Nu este mai mare decât 5”.
Alte 10 funcții din Excel foarte utile
Îți trec în revistă și alte funcții foarte importante și utile din Excel care te vor ajuta atât la școală, cât și la muncă. Importanța și utilitatea acestor funcții se simte în special atunci când lucrăm cu tabele mai mari, cu mai multe date.
- Funcția INDEX-MATCH()
- Funcția COUNTIF()
- Funcția SUMIF()
- Funcția TRIM()
- Funcția VALUE()
- Funcția UNIQUE()
- Funcția SORT()
- Funcția FILTER()
- Funcția MINIF/ MAXIF()
- Funcția SUMPRODUCT()