Pentru că ultimul an și jumătate din viața mea s-a învârtit în jurul proiectelor – urmate de un job în Project Management într-o companie multinațională, a venit momentul să-mi expun experiențele și părerile despre această meserie frumoasă.
În acest articol voi încerca să descriu cât mai clar ce face un Project Manager (Manager de Proiect), indiferent de industria în care activează.
Niciodată nu am înțeles ce face un Project Manager..
Probabil că mulți dintre voi ați auzit de această denumire, dar nu ați înțeles niciodată ce este și ce face un Project Manager. De fapt, ca să fiu sincer, până acum vreo 3 ani am trăit parcă sub o piatră deoarece nu am avut tangențe și nu am știut ce este această meserie.
Primul contact cu Project Managementul l-am avut în facultate, atunci când am lucrat exclusiv pe proiecte cu companii reale. Acest lucru se întâmpla în Finlanda, iar atunci am avut pentru prima dată tangențe cu domeniul, de asemenea și curajul de a accepta un rol de Project Manager într-o echipă de 6 oameni cu care derulam un proiect în colaborare cu un partener al universității.
N-am știut prea multe despre ce înseamnă managementul proiectelor, ba chiar mai nimic despre ce face un Project Manager. Dar, cu timpul și pe măsură ce au evoluat proiectele, am prins drag de acest rol, ajungând să-mi doresc să fac o carieră din asta.
O să povestesc pe scurt despre Project Management și de ce consider eu că este un domeniu frumos, un refugiu bun pentru oamenii muncitori, care vor să-și expună abilitățile de planificare și organizare, dar nu numai.
Ce este un proiect?
Un proiect este este o serie de taskuri/ de activități care trebuie realizate pentru a se ajunge la rezultatele dorite expuse la începutul proiectului.
Pentru a se ajunge la rezultatele dorite, un proiect presupune o colaborare între mai mulți oameni și companii, implică multe resurse care trebuie folosite, necesită o planificare atentă și încadrarea într-un buget disponibil. Aici intrevine managementul proiectelor.
Ce este Project Managementul?
Managementul proiectelor (Project Managementul) constă în aplicarea cunoștințelor, abilităților, instrumentelor și tehnicilor pentru a îndeplini cerințele proiectului și a obține rezultatul dorit.
Managementul proiectelor este o zonă foarte importantă pentru companii, deoarece asigură îndeplinirea rezultatelor dorite, atât în ceea ce privește timpul, cât și bugetul.
Ce face un Project Manager?
Fără a oferi definiții din literatura de specialitate, ci doar din propria experiență, o să fiu cât de clar și scurt pot. Un Project Manager este omul care asigură buna funcționare a unui proiect. După cum spuneam mai sus, un proiect din mediul de business implică mai mulți colaboratori, echipe/ departamente, resurse, idei.
Project Managerul este omul care asigură aceste rezultate dorite de care am tot vorbit până acum, iar Project Management-ul în sine, asigură companiilor o bună gestionare a resurselor, a timpului, ceea ce duce la eficientizarea costurilor (un management greșit de proiect poate duce la pierderi de bani – deoarece timpul înseamnă bani în termeni de business).
Potrivit unui studiu recent făcut de Project Management Institute,
- 48% din proiecte nu se finalizează la data stabilită
- 43% din proiecte nu se încadrează în bugetele alocate
- 31% din proiecte nu ating obiectivele propuse
Rolul unui Project Manager
Care este rolul unui Project Manager și ce face un Project Manager în activitatea sa zilnică, într-o manieră un pic mai detaliată:
1. Planifică și organizează
cerințe/ nevoi venite de la client, colegi sau alte departamente pe parcursul proiectului (aceasta planificare deseori se întâmplă în ședințe cu echipa/ alteori cu ajutorul programelor de planificare/ email, sau toate la un loc)
2. Gestionează task-urile
Un Project Manager se asigură că toate task-urile de proiect din ziua respectivă (care se divizează de-a lungul mai multor echipe implicate în proiect) sunt distribuite, precum și că echipele au luat cunoștință de primirea acestora, care de cele mai multe ori oferă și un ”ETA” (un timp estimat de execuție)
3. Gestionează bugetul
Se asigură că activitățile și schimbările/ problemele care apar pe parcursul proiectului nu afectează bugetul. O problemă generată de un membru al echipei/ o greșală de execuție care impactează proiectul sau timpul de realizare a acestuia o să vină mereu cu un cost – iar Project Managerul trebuie să găsească soluții astfel încât aceste costuri să nu impacteze bugetul inițial.
4. Comunică
Asigură o comunicare bună între echipe și celelalte părți implicate. Menține comunicarea cu echipele de proiect, participă în ședințe și se asigură că este punctul de întâlnire dintre echipele de proiect și clientul final. Comunicarea eficientă este una dintre cele mai importante abilități ale Project Managerului.
5. Are controlul absolut asupra proiectului
Deține controlul asupra progesului zilnic al proiectului – se asigură că în orice fază a proiectului, echipele lucrează și livrează în timingurile stabilite și în bugetul alocat.
Gestionarea timpului și a bugetului sunt două lucruri care apar aproape zilnic în derularea unui proiect. Întotdeauna apar probleme, schimbări neprevăzute, situații care nu erau planificate, astfel că un Project Manager trebuie să se asigure că implementează diferite tehnici, metodologii și unelte care asigură buna funcționare a proiectului.
În ce domenii putem lucra ca Project Manageri?
Project Managementul este prezent în multe domenii și dispune de mai multe metodologii care se aplică în funcție de proiect/ de industria în care activăm.
- Construcții
Construcția unei clădiri are nevoie de un Project Manager care se asigură că echipa de lucru livrează totul la data stabilită, în bugetul stabilit
- Zona de evenimente
Un eveniment de mare amploare necesită coordonarea unor echipe, a unor bugete, precum și gestionarea de resurse și cominicarea cu colaboratorii.
- IT
Dezvoltarea unei aplicații are nevoie de un Project Manager care asigură buna dezoltare a acesteia – un om care planifică activitățile, coordonează task-uri (între echipele de programare/ design/ calitate etc), gestionează bugete, comunică cu clientul și se asigură că totul se livrează la timp.
- Cercetare/ Marketing etc.
Cu toții suntem Project Manageri
Un exemplu real pe care l-am auzit de curând, care mi-a plăcut foarte mult și care arată funcționalitatea Project Managementului în viața noastră este organizarea unei petreceri sau a unui eveniment din viața cuiva.
Să zicem că organizezi o petrecere surpriză pentru o persoană dragă din viața ta:
- ai un buget cu care să organizezi petrecerea
- găsești o locație și faci cumpărături, astfel încât să te asiguri că te încadrezi în buget
- comunici planul de organizare fiecărui participant – locul, data și alte detalii specifice evenimentului
- te asiguri că toată lumea a luat cunoștință de aceste detalii și că toți participanții au disponibilitate pentru acea data, astfel încât petrecerea să fie reușită
- dacă apar schimbări, de exemplu un invitat nu mai participă, iar bugetul tău fix colectat de la toți participanții se diminuează, atunci trebuie să te asiguri că ai de unde plăti toate lucrurile necesare petrecerii
- pe finalul petrecerii sau chiar după ce s-a încheiat, colectezi feedback de la participanți deoarece vrei să te asiguri că toată lumea s-a simțit bine
Poate că acest exemplu real te ajută să-ți dai seama dacă ai fi o persoană potrivită să coordonezi un proiect. Probabil pe măsură ce ai citit, vei spune că ai întâmpinat și alte situații din viața ta, care au implicat abilități de Project Manager, fără să-ți dai seama.
Indiferent de cum ar fi, trebuie să știi că pe lângă aceste abilități este necesar să stăpânești bine metodologiile de Project Management (Agile, Waterfall, Lean and Six Sigma etc) pentru a putea avea șansa de a aplica la un job din domeniu.
Dacă îți surâde ideea, îți recomand să te dezvolți pe această latură, să înveți și să pui în practică, fie la facultate, în viața de zi cu zi sau chiar la un job cu nivel de începător.
Pentru a-ți aprofunda cunoștințele și a putea cunoaște mai bine domeniul, îți recomand să citești și articolul despre cursurile de certificare profesională de la Google, în care îți recomand un curs mișto de Project Management (încercat și testat de mine).